Как подготовиться к проверке по охране труда

Проверки по охране труда (ОТ) часто считают формальностью. Но они вполне могут стать катализатором позитивных изменений в компании: улучшить условия трудовой деятельности, снизить риски травм и повысить производительность. Однако грамотная подготовка к проверке по охране труда требует системного подхода и внимания к деталям.

В этой статье разберем не только базовые шаги, но и нюансы, о которых часто забывают:

• Что может послужить поводом для внеплановой проверки
• Какие документы требуют особой внимательности и как правильно их оформить
• Как организовать подготовку работников по охране труда
• Как избежать штрафов, которые могут достигать сотен тысяч рублей

В каких случаях проводят проверки по охране труда

Проверки ГИТ (Государственной инспекции труда) делятся на два типа, у каждого из них есть свои нюансы.

Плановые проверки

Плановые проверки проводятся согласно графику. Он публикуется на сайте ГИТ в конце года. По закону плановые проверки проводят раз в три года (ст. 9 ФЗ № 294), однако на практике график не всегда соблюдается. Инспекции важнее проверить предприятия, на которых нарушения наиболее критичны, например, на производстве и в строительстве.

Как узнать, что в вашей организации планируется проверка в области охраны труда

• Регулярно проверяйте сайт ГИТ своего региона, чтобы узнать, есть ли ваша компания в плане проверок
• Не менее чем за 24 часа до выездной проверки инспекция обязана уведомить вас письменно. Если уведомления нет — она незаконна

Внеплановые проверки

Проводятся без предупреждения в следующих ситуациях:

• Несчастный случай на производстве. Даже если травма легкая (например, сотрудник порезался в цеху), работодатель обязан сообщить о ней в ГИТ в течение 24 часов (ст. 228.1 ТК РФ). Утаивание приведет к штрафу и внеплановой проверке.
• Жалобы сотрудников. Частые причины: отсутствие спецодежды, переработки, нарушение правил работы с оборудованием.
• Изменения в компании. Ввод нового оборудования, переход на удаленку, смена юридического адреса — все это может стать поводом для проверки. Если вы собираетесь модернизировать производство, задумайтесь о предварительной подготовке кадров по охране труда.
• Требования надзорных органов. Например, после проверки Роспотребнадзора.

Рекомендация. Чтобы снизить риск жалоб, регулярно проводите опросы сотрудников и обращайте внимание на указанные недочеты.

Основные документы по охране труда

Во время любой проверки в первую очередь смотрят на документацию. Если нужной бумаги не окажется или она будет оформлена с ошибками, инспекторы могут оштрафовать компанию. Чтобы подготовиться к проверке, соберите следующие документы:

Приказ о назначении ответственного за охрану труда

При подготовке приказа учтите следующее:

• Если в компании меньше 50 сотрудников, ответственным может быть сам руководитель (ст. 217 ТК РФ)
• Если больше 50 — нужен отдельный специалист, прошедший подготовку по охране труда, имеющий аттестацию. В качестве альтернативы можно заключить договор со сторонней организацией

Документ можно составить по стандартному шаблону. В приказе укажите ФИО ответственного, его должность и обязанности.

Инструкции по охране труда для всех должностей

Даже если вы считаете, что на категорию сотрудников не воздействуют вредные факторы, подготовьте документ и для нее. Например, в инструкции можно зафиксировать:

• Для офисных работников: правила работы за компьютером, эргономику стульев, действия при пожаре
• Для производственных сотрудников: работу со станками, использование СИЗ, требования первой помощи

Рекомендация. Не копируйте шаблоны из интернета. Адаптируйте инструкции под ваше оборудование и процессы. Например, если в цеху есть уникальный станок — опишите алгоритм его безопасного включения.

Журналы инструктажей

Документировать необходимо все виды инструктажей:

• Вводный — при приеме на работу
• Первичный — перед допуском к станку или технике
• Повторный — каждые 6 месяцев
• Внеплановый — после ЧП или введения новых правил
• Целевой — для разовых задач (например, уборка крыши от снега)

Рекомендация. В документах указывайте даты проведения и темы инструктажей по ОТ. Также следите за тем, чтобы в них были подписи всех сотрудников, прошедших подготовку по охране труда.

Результаты специальной оценки условий труда (СОУТ)

В документе содержится анализ вредных факторов на рабочих местах (шум, пыль, химикаты). Если СОУТ проводит сторонняя компания, документацию разработают эксперты.

Вы можете заказать СОУТ в ITCOM Академии. Компания аккредитована Министерством труда РФ и оказывает услуги в Москве и других городах России.

Когда проводить:

• Первый раз — в течение 6 месяцев после создания компании
• Далее — каждые 5 лет. Если произошли изменения (ремонт, новое оборудование) — внепланово

Рекомендация. Если офисные места соответствуют нормативам, подайте декларацию в ГИТ. Это освобождает от повторной СОУТ на 5 лет.

Подробнее о СОУТ можно узнать в статье.

Документы по медосмотрам

Закон устанавливает три группы сотрудников, которые должны проходить медосмотры:

• Работники вредных производств (ст. 213 ТК РФ)
• Водители, электрики, повара, педагоги
• Все сотрудники, которым нет 18 лет

Медосмотры можно проводить в компании или в сторонней организации. Все медицинские документы нужно хранить в архиве компании.

План мероприятий по улучшению условий труда

В документе необходимо зафиксировать мероприятия, которые вы планируете проводить в компании. В него можно включить:

• Замену старого оборудования
• Установку вентиляции
• Закупку СИЗ
• Мероприятия по подготовке работников по охране труда

Важно. Инспектор проверит, выполняете ли вы план. Если нет — штраф до 200 000 руб.

Протоколы проверок внутренних комиссий

К этой группе относятся результаты аудитов безопасности, например, ежеквартальных проверок огнетушителей и аптечек. В документах фиксируйте даты, найденные нарушения и сроки их устранения.

На что обращают внимание при проверке: скрытые нюансы

Инспекторы смотрят не только на документы, но и на реальные условия работы. Вот детали, на которые проверяющие часто обращают внимание:

Рабочие места

В законах зафиксированы требования, которым должны соответствовать все рабочие места:

• Освещение: не менее 300 люкс для офисов (СанПиН 2.2.4.3359-16)
• Температура: от 22°C до 24°C зимой, от 23°C до 25°C летом
• Проходы: ширина не менее 1 метра

Рекомендация. Купите люксметр и термометр — их показания можно использовать при подготовке документации по охране труда.

Средства индивидуальной защиты (СИЗ)

Инспекторы проверят, что СИЗ выдаются вовремя (например, маски для сварщиков — каждые 3 месяца) и соответствуют требованиям ГОСТ (например, каски — ГОСТ 12.4.207-99). Факт выдачи средств индивидуальной защиты обязательно фиксируйте в личной карточке сотрудника. Помните, это также входит в обязанности работодателя.

Обучение сотрудников

В обязанности работодателя входит организация подготовки работников по охране труда. Обучение можно провести на базе компании или отправить сотрудников в специализированный учебный центр, аккредитованный в Минтруде, для получения необходимых знаний в сфере ОТ.

ITCOM Академия проводит обучение по более чем 10 направлениям в области охраны труда. Узнать больше о программах курсов и записать сотрудников можно здесь.

Результаты медосмотров

Чтобы избежать штрафов, проверьте:

• Заключения врачей с пометкой «Годен»
• Сроки действия медицинских справок

Вовремя обновляйте устаревшие документы.

Работа с опасными веществами

Предприятия, на которых сотрудники взаимодействуют с химическими и другими опасными веществами, обычно чаще становятся объектом проверок. Чтобы инспектор не зафиксировал нарушения, ему необходимо предоставить следующую документацию:

• Паспорта безопасности
• Инструкции по хранению
• Журнал учета расхода

Ответственность за нарушения ОТ: от штрафов до уголовного наказания

Если инспекция выявит случаи несоблюдения норм ОТ, компанию ждет административная и даже уголовная ответственность. Вот несколько примеров распространенных нарушений:

• Руководство компании решило, что опасных факторов на рабочих местах в офисе нет и не провела СОУТ. Спецоценку нужно проводить в любой организации, в противном случае ее ждет штраф до 80 000 рублей.
• Руководитель и ответственный за СОУТ не обновляют инструкции по безопасности. Неактуальные документы представляют риск для персонала. Если сотрудник получит травму по причине устаревших инструкций, к ответственности могут привлечь компанию.

В некоторых случаях за нарушения ОТ может наступить уголовная ответственность. Например, они привели к тяжелой травме или смерти (ст. 143 УК РФ). В таком случае по закону может грозить:

• Штраф до 400 000 рублей
• Лишение свободы до 5 лет

Важно. По закону к ответственности привлекут сотрудника, на которого документами возложены обязанности по соблюдению требований ОТ.

Заключение: как превратить проверку в инструмент развития

Подготовка к проверке — это не разовая акция, а часть системы управления бизнесом. Вот три шага, которые стоит сделать прямо сейчас:

• Создайте чек-лист. Распишите по датам: когда обновлять инструкции, проводить СОУТ, закупать СИЗ.
• Обучите сотрудников. Проведите внеплановый инструктаж: объясните, что говорить инспектору и какие детали согласовывать с руководством.
• Проведите внутренний аудит. Пригласите стороннего эксперта по ОТ. Он найдет «слепые зоны», которые вы не замечаете.

Позаботьтесь о подготовке по охране труда заранее — это инвестиция в безопасное развитие и стабильность вашего бизнеса.